Las organizaciones mexicanas reconocen que la tecnología es una herramienta útil para incrementar la eficiencia, minimizar errores y mejorar la seguridad y protección de los activos digitales, beneficios que incrementan su valor en caso de la emisión de documentos vía electrónica, pero aún desaprovechados por cuestiones culturales, como resistencia al cambio y desconfianza.
“Actualmente, 30 por ciento de las organizaciones que han implementado la firma electrónica tienen pensado expandir su uso en los próximos cinco años”, según datos de la encuesta “Tendencias y adopción de la firma electrónica en las organizaciones mexicanas”, de IDC México.
Si bien 62 por ciento sigue firmando en papel y en muchas ocasiones el uso de la factura electrónica está limitado a algunas áreas del negocio, ya sea el departamento legal o de recursos humanos, el dato optimista es que 36 por ciento considera a la resiliencia de su infraestructura digital como un tema crítico.
“Los beneficios que hacen a las organizaciones decidir por una tecnología de firma electrónica están muy relacionados con la eficiencia que aporta a los procesos de negocios: la facilidad de uso, 70 por ciento, la rapidez en la implementación, 61 por ciento y el cumplimiento de requerimientos regulatorios y de seguridad, 50 por ciento”.
Los resultados revelaron que las áreas con mayor adopción de la firma electrónica son las de recursos humanos, 58 por ciento; finanzas, 45 por ciento y la legal, 45 por ciento, mientras que en las de operaciones y quienes están a cargo de la transformación digital es menor al 40 por ciento.
Sin embargo, aunque se reconozcan sus virtudes y haya cada vez más organizaciones que la estén usando, existen factores que impiden una adopción generalizada, que van desde cuestiones culturales hasta la falta de habilidades y presupuestos.
El 58 por ciento de las organizaciones reconoció que la principal barrera es cultural; es decir, existe una resistencia al cambio, pues aún con un documento digitalizado persiste la necesidad de tenerlo en papel.
Otra es la educación, ya que 57 por ciento indicó no tener claro los beneficios de estas soluciones, lo cual puede deberse al desconocimiento de su alcance y a la capacidad de ubicuidad para tener acceso a documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
En tanto que para 47 por ciento, el costo es considerado como un inconveniente y para 36 la complejidad técnica puede ser una gran barrera, lo cual podría deberse al desconocimiento de diversas ofertas en el mercado, incluso de soluciones en la nube para el aprovechamiento de economía de escalas.
En México, expuso, se han sentado las bases legales para la validez de la firma electrónica, que confirman su certeza legal y jurídica como instrumento de confianza que abarca legalidad, privacidad, cumplimiento y ética.
Como ejemplo, citó el Código Federal de Procedimientos Civiles, Artículo 210-A, donde se reconoce como prueba la información generada o comunicada que conste en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología.
La firma electrónica enfrenta un desafío grande: el papel y los procesos manuales, debido a la resistencia cultural de las organizaciones que aún cuando la tengan habilitada, siguen procesando o reprocesando manualmente documentos donde se involucra la creación, revisión y seguimiento.
Por ello, para su adopción en la vida digital, destacó el estudio, las organizaciones mexicanas tienen el desafío de trabajar en el cambio de cultura, el conocimiento de su impacto en el negocio, la confianza digital y las implicaciones legales y regulatorias.
C$T-GM
