Necesario implementar digitalización funcional.
Los papeles que en su momento se requirieron para solicitar o recibir algún servicio público conforman un «archivo muerto» que podría llegar a sumar nueve mil toneladas a nivel nacional, cantidad equivalente a más de mil 800 millones de hojas de papel perteneciente sólo a los gobiernos de los estados, sin contar a dependencias federales, organismos autónomos, órganos desconcentrados, congresos o juzgados.
«En un ejercicio de depuración de archivo muerto, el gobierno de Tamaulipas reportó el reciclaje de 16 toneladas de documentos pertenecientes al archivo de tan solo la Secretaría de Educación del Estado. Suponiendo que cada Secretaría de las entidades federativas cuenta con un archivo similar, tendríamos alrededor de nueve mil toneladas de archivo muerto en el país», señala el Índice de Competitividad Estatal 2018.
El documento elaborado por el Instituto Mexicano de la Competitividad (IMCO) refiere que además de la ineficiencia, costo y riesgo de corrupción, el uso de papel en los procesos de gobierno representa otra gran limitante: su almacenamiento.
Así, millones de papeles acaban siendo arrumbados en cajas y almacenados en archivos muertos que nunca, salvo en ocasiones extraordinarias, serán consultados; lo cual se traduce en el desperdicio y costo de cientos de inmuebles de gobierno destinados solamente a resguardar documentos en bodegas que no sólo representan un desperdicio, sino que pueden ser sumamente peligrosas.
«La tragedia de la Guardería ABC en Hermosillo, donde 49 niños fallecieron, ocurrió por el incendio de una bodega de archivo de la Secretaría de Hacienda del Gobierno de Sonora. Dicha bodega es tan solo una de las muchas que existen en el país».
El IMCO subraya que si bien la promulgación de la Ley General de Archivos en junio pasado es un paso importante para dotar a todos los niveles de gobierno de estándares y procesos claros sobre cómo manejar y almacenar la información contenida en los millones de documentos que genera al año, es necesario transitar a una digitalización funcional.
«Es necesario transitar de una digitalización parcial, donde el escaneo de un documento sea suficiente, a una digitalización funcional, donde además de las imágenes de los documentos, se extraigan los datos relevantes de los mismos para generar bases de información que permitan una mejor gestión pública».
Para dimensionar la importancia de la digitalización, añadió el IMCO, sólo basta con pensar que para almacenar la misma información que contienen alrededor de mil 800 millones de hojas de papel, sería necesario únicamente un disco duro externo de 500 GB15 que mide menos de 30 centímetros.
«Las nuevas tecnologías ofrecen muchos más beneficios que el papel. Además de solucionar problemas de almacenamiento y ayudar a reducir los niveles de corrupción, buenas prácticas nacionales e internacionales demuestran que la revolución tecnológica no es algo que sucederá en el futuro, sino algo que ya sucedió en gran parte del mundo, y que la mayoría de los gobiernos estatales no han sabido aprovechar».
C$T-GM
