Necesario implantar digitalización inteligente
El temor de las organizaciones de que sus documentos e información no estén seguros al permitir que sus empleados pueden realizar su actividad a distancia desde plataformas móviles, ya puede ser superado con escáneres y soluciones de digitalización wireless desarrollados por Kodak Alaris, que permiten compartir capturas de formas fácil, rápida, sin errores y con absoluta seguridad y privacidad.
Las plataformas móviles de acceso a documentos no solo permiten trabajar de manera remota en tiempo real, sino que transforman la manera convencional de la labor en las oficinas, lo que se conoce como movilidad.
El trabajo a distancia o teletrabajo es el que realizan los empleados sin necesidad de desplazarse a la oficina; es una tendencia que empieza a tener presencia en México cuya expansión puede significar grandes beneficios en las grandes urbes como la Ciudad de México, donde el tráfico y las distancias representan para las personas un desgaste económico, físico y emocional.
Sin embargo, esta nueva forma de trabajar presenta para las organizaciones un gran reto: ¿Cómo asegurar que sus empleados tengan acceso a todos los documentos clave de su organización de manera fácil y segura para que puedan desempeñarse de manera eficaz donde quiera que estén y en cualquier momento?
De acuerdo al estudio Future of Scanning de Infotrends (mayo 2016), el 58 por ciento de los documentos externos de las organizaciones se reciben en papel, lo que implica que la digitalización inteligente es una necesidad para las organizaciones que facilita y hace más eficiente el trabajo, no solo de quienes están en su casa, sino de aquellos que están en la oficina pero que necesitan moverse dentro de sus espacios, desde salas de reuniones hasta cafeterías, favoreciendo la movilidad.
No obstante, a pesar de ser conscientes de la relevancia de la digitalización y de los claros beneficios de implementar soluciones de manejo de documentos en el entorno actual, a las organizaciones aún se les dificulta tomar la decisión de incorporar soluciones de acceso remoto, debido a que temen que su información no esté segura o tienen políticas internas y restricciones que dificultan su implementación.
Kodak Alaris ha puesto a disposición tecnología con estándares de seguridad que se adaptan a las necesidades de cada empresa. Ejemplo son los escáneres con aplicaciones que facilitan la transferencia de información a teléfonos inteligentes y tabletas y que permiten a los usuarios compartir capturas de información de forma fácil, rápida, sin errores y con la seguridad y privacidad que requiere la organización.
Asimismo, son importantes las soluciones de digitalización wireless que no se limitan a un solo usuario o lugar.
La empresa de tecnología global señala que a medida que las organizaciones implementen el uso de teléfonos inteligentes y otros dispositivos para el acceso a documentos clave y los trabajadores se acostumbren a tener acceso a la información en tiempo real, la movilidad empresarial permitirá mayor productividad, pues el espacio dejará de ser una barrera.
El reto para las organizaciones en México y en América Latina, subraya, es hacer crecer su infraestructura wireless y que sus sistemas estén disponibles para acceso remoto, así como implementar soluciones que respondan a las necesidades de movilidad de sus empleados que les permitan tener los documentos e información que requieren para cumplir con sus metas sin importar el lugar donde se encuentren.
C$T-EVP
