90% de Pymes preparan declaración en forma manual.
Las Pequeñas y Medianas Empresas (PyME) para mantenerse competitivas en el entorno empresarial global enfrentan grandes retos, pues además de atender el aspecto productivo y la creación de valor, deben enfrentar tareas más cotidianas como el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, donde es oportuno adoptar las mejores soluciones tecnológicas para automatizar procesos que les permita pasar más tiempo con sus clientes e impulsar su negocio.
Aunque cada vez son más las PyMEs que deciden automatizar sus procesos, aún existe un gran número –sobre todo las más pequeñas– que realizan sus procedimientos contables y su facturación de manera manual. De acuerdo con el INEGI, de 4.1 millones de PyMEs que existen en el país, solo 300 mil usan tecnología para su gestión administrativa, es decir, menos del 10 por ciento.
Desde la óptica de los creadores de QuickBooks, elaborar las declaraciones tribuarias en forma manual además de generar una gran pérdida de tiempo, optar por procesos manuales generan al menos cuatro tipos de problemas:
Mayores costos, pues en la actualidad las Pymes en México utilizan hasta cinco herramientas diferentes para sus procesos contables y financieros, algunas de ellas son Excel, banca en línea, software de facturación, herramienta contable, papel, además de un software de contabilidad, lo que implica más inversión en tiempo, mano de obra y dinero.
Soluciones tecnológicas integrales como QuickBooks, es la única plataforma all-in-one, alineada a la regulación fiscal mexicana para emitir facturas timbradas, además de resolver el tema de la conciliación bancaria, con una visión integral de los negocios, ayudando a gestionar y controlar las finanzas de manera ágil, generando reportes ejecutivos en línea.
Otro de los problemas comunes es «cometer errores humanos» al capturar en forma errónea los datos o realizar mal una operación, con la sistematización de los procesos se disminuye la necesidad de conocimientos contables y financieros muy especializados.
De igual forma al realizar la contabilidad en forma manual, suele generar pérdida de información, pues muchas de las Pyme solo registran datos una vez, pues crear respaldos les tomaría el doble de tiempo; pero es pertinente considerar que el costo de la pérdida de datos es de poco más de 2 millones de pesos en promedio, según la firma de seguridad informática Kaspersky Lab.
Apoyarse en soluciones tecnológicas integrales de contabilidad y administración empresarial reduce la posibilidad de manipular los datos, con el uso de este tipo de herramientas y el acceso a la información correcta, evita a los dueños de las empresas problemas legales además de facilitar la toma de decisiones oportunas para sus negocios.
«Herramientas como QuickBooks minimizan los riesgos de manipulación manual de datos y los inconvenientes de cometer errores por descuidos humanos. Esta plataforma ‘todo en uno’ facilita el tener procesos financieros semi-automatizados y con respaldo inmediato y automatizados en la nube de fácil descarga, lo que reduce el riesgo de pérdida de información».
Una ventaja más de recurrir a las soluciones «all in one» es que desde la aparición de la computación en la nube (cloud computing) y nuevas formas de almacenamiento de datos, los costos de las soluciones tecnológicas han disminuido casi 400 por ciento, de acuerdo con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), lo cual ha permitido que la tecnología sea muy accesible y asequible para las PyMEs.
C$T-EVP
